Un solo lugar para todo: cómo Cancer Council Victoria trasladó la gestión de sus programas semipresenciales de las hojas de cálculo a Open LMS

Descubre cómo una de las principales organizaciones benéficas sin ánimo de lucro de Australia dedicadas a la lucha contra el cáncer centralizó los registros de inscripción, asistencia, evaluación y cumplimiento normativo de sus programas semipresenciales y presenciales en un único sistema de registro con Open LMS.

Cancer Council Victoria es la única organización benéfica del estado de Victoria, Australia, que trabaja en todos los ámbitos relacionados con todos los tipos de cáncer, desde la investigación y la prevención hasta el acompañamiento. Durante 90 años, Cancer Council Victoria ha impulsado incansablemente el progreso, respaldado ideas innovadoras y apoyado a las personas en cada etapa de su experiencia con el cáncer. Además de su labor de investigación, ayuda a los habitantes de Victoria a reducir el riesgo de cáncer mediante programas de prevención y promoción de la salud, como Quit y SunSmart, y ofrece apoyo e información desde el diagnóstico hasta la recuperación y más allá.

Cumplir esta misión implica impartir una gran cantidad de capacitaciones, tanto para las personas que trabajan en Cancer Council Victoria como para los profesionales de la salud y los miembros de la comunidad a quienes presta sus servicios. A nivel interno, esto incluye capacitaciones sobre cumplimiento normativo, un programa de inducción y cursos de desarrollo profesional. Para el público externo, Cancer Council Victoria ofrece formación en línea sobre temas como el acompañamiento a personas con cáncer, la prevención y detección del cáncer de piel, la prestación de atención para dejar de fumar y vapear, y el tamizaje, la detección temprana y la inmunización. Estos cursos externos están dirigidos principalmente a profesionales de la salud.

Durante más de una década, Open LMS ha respaldado toda esta oferta de aprendizaje a través de dos sitios independientes. Uno aloja los cursos de Quit, cuyo objetivo es fortalecer la confianza de los profesionales al brindar atención para ayudar a las personas a dejar de fumar y vapear. El otro alberga muchos de los demás cursos en línea de Cancer Council Victoria y ofrece experiencias de usuario diferenciadas para los públicos internos y externos. Esto garantiza que cada usuario acceda a los contenidos pertinentes para sus necesidades. Ambos sitios cuentan con sus propias URL, entornos de administración y entornos de pruebas (sandbox).

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El desafío: el aprendizaje en línea en un solo sistema y todo lo demás disperso en varias herramientas

Cancer Council Victoria organiza numerosos programas internos de desarrollo profesional en modalidades semipresencial y presencial. Sin Open LMS, toda la gestión administrativa de estos programas —inscripciones, selección de sesiones, límites de cupo, lecturas previas, cuestionarios posteriores a la capacitación, certificados y registros de asistencia— tendría que realizarse fuera del LMS. Esto implicaría utilizar distintas hojas de cálculo, formularios y sistemas de archivo para cada programa. Gestionar un solo curso semipresencial requeriría trabajar con múltiples herramientas y conciliar manualmente la información para responder preguntas básicas sobre quién se había inscrito y quién había asistido.

Mantener la integridad de los registros también representa un desafío. Sin Open LMS, sería difícil comparar los datos de asistencia y finalización almacenados en hojas de cálculo entre las distintas ediciones de un mismo curso, y podrían perderse fácilmente métricas esenciales.

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La solución: una plataforma para el cumplimiento normativo interno, la formación externa y la enseñanza semipresencial

Open LMS proporciona dos instancias de la plataforma para responder a las necesidades particulares de Cancer Council Victoria. El personal interno inicia sesión mediante un sistema de inicio de sesión único (single sign-on o SSO), integrado con el ecosistema general de Cancer Council Victoria, y accede directamente a un catálogo interno que contiene las capacitaciones que debe completar. Los usuarios externos se registran e inician sesión a través de un proceso independiente y acceden a un catálogo diseñado principalmente para profesionales de la salud. Este catálogo incluye la oferta más amplia de cursos en línea de Cancer Council Victoria sobre educación y prevención del cáncer.

La organización utiliza integraciones con Open LMS para mejorar su tecnología de aprendizaje. Por ejemplo, el complemento de asistencia gestiona las inscripciones a los cursos internos semipresenciales de Cancer Council Victoria. Los participantes se inscriben en una sesión específica y, cuando un curso se ofrece en varias ocasiones, pueden seleccionar el grupo y la fecha que más les convengan. Cancer Council Victoria establece un límite de participantes para estas sesiones y cierra las inscripciones una vez que se completa el cupo.

Los cursos semipresenciales recientes han combinado el registro de asistencia con la actividad «Tarea» del LMS, contenidos SCORM, certificados y encuestas. De esta manera, todo el programa, tanto en línea como presencial, se reúne y se supervisa dentro de un único espacio de curso. A partir de esta experiencia, Cancer Council Victoria está migrando ahora la gestión de otros programas internos presenciales que actualmente se administran fuera del LMS.

Además, Cancer Council Victoria utiliza el Diseñador de Aprendizaje Personalizado (PLD por sus siglas en inglés), una herramienta exclusiva de Open LMS, para redirigir a los participantes entre cursos y hacer seguimiento de su actividad de aprendizaje. Mediante PLD, los participantes pasan directamente del final de un módulo a una encuesta o a la siguiente actividad de aprendizaje, según la experiencia o los requisitos específicos de cada curso. Para hacer seguimiento del progreso, PLD asigna a los participantes al grupo «incompleto» en cuanto ingresan a un curso y los traslada al grupo «completo» cuando terminan. Quienes se inscriben, pero nunca ingresan al curso, no son asignados a ningún grupo. Esta capacidad de agrupación automatizada facilita que Cancer Council Victoria genere informes sobre qué participantes completan los cursos, cuáles no los completan y cuántos nunca los comienzan.

Open LMS también permite a Cancer Council Victoria personalizar la apariencia de la plataforma para cada marca, lo que le da a la organización sin ánimo de lucro control sobre las tipografías, los logotipos y la presentación general. Los banners de los cursos y las imágenes de marca de Cancer Council Victoria, incluidos los narcisos que forman parte esencial de su identidad visual, también se incorporan al componente presencial de los cursos semipresenciales.

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Los resultados: una única fuente de información confiable para la capacitación estratégica y el cumplimiento normativo

Para Cancer Council Victoria, uno de los resultados más importantes de utilizar Open LMS es la centralización de los registros. Las inscripciones, la asistencia, las tareas, la finalización de los cursos y las certificaciones de los programas internos semipresenciales de Cancer Council Victoria ahora se gestionan en un solo lugar. Esto transforma tanto la información sobre la que puede generar informes el equipo de aprendizaje como el nivel de confianza con el que puede hacerlo. La organización puede consultar varios años y distintas ediciones de un mismo curso para identificar quiénes asistieron y quiénes no, y contrastar esos datos con las listas de personal. En particular, para las capacitaciones relacionadas con el cumplimiento normativo, el equipo puede revisar con precisión las tasas de finalización, identificar en qué aspectos la organización no alcanza los requisitos establecidos y actuar estratégicamente a partir de esos hallazgos.

Cancer Council Victoria también está empezando a incorporar analítica web a los datos del LMS para comprender de dónde proviene el tráfico hacia los cursos y qué campañas están llevando a las personas a ellos.

Además, la colaboración con Open LMS ha permitido a Cancer Council Victoria ofrecer una mejor experiencia de aprendizaje. Ahora, los participantes tienen mayor visibilidad de los cursos y formatos disponibles. A medida que los programas internos presenciales se incorporan al LMS, Cancer Council Victoria les asigna mosaicos en la página de inicio de la plataforma, dando visibilidad a ofertas formativas que antes no contaban con un espacio accesible desde el que descubrirlas.

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