Cómo Continence Health Australia gestiona sus exigentes requisitos de reporte con Open LMS
Continence Health Australia es la organización sin fines de lucro líder del país en la promoción de la prevención, gestión, educación, concientización y defensa frente a la incontinencia. Financiada por el gobierno, esta organización proporciona recursos educativos esenciales, formación y acompañamiento a personas, trabajadores de cuidado personal y profesionales de la salud (así como a estudiantes en formación) en toda Australia.
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El desafío: Encontrar un LMS con funciones avanzadas de reportes
Continence Health Australia ofrece formación a una amplia variedad de audiencias, y una de sus funciones es brindar desarrollo profesional continuo (CPD, por sus siglas en inglés) a trabajadores de la salud. Médicos, enfermeras y otros profesionales de distintas disciplinas se unen a la organización para acceder a módulos formativos que pueden contar para sus requisitos de CPD. Estos profesionales deben completar un número mínimo de horas de formación como parte de su proceso de registro, por lo que llevar un registro preciso de estas horas es fundamental para que los miembros de Continence Health Australia cuenten con un respaldo confiable de sus cursos completados.
Además, la organización debe cumplir con estrictos requisitos de reporte para mantener su financiamiento por parte del gobierno australiano. Según explica Sarah Church, gerente de formación y desarrollo, Continence Health Australia debe reportar datos como número de inscripciones, oferta de cursos y tasas de finalización cada seis meses. Lamentablemente, el sistema de gestión de aprendizaje anterior hacía que este proceso de generación de reportes precisos fuera complejo y sumamente demorado.
Fue entonces cuando la organización decidió buscar un nuevo proveedor de LMS que ofreciera capacidades más avanzadas en materia de reportes. Necesitaban una plataforma que facilitara el seguimiento del progreso de aprendizaje de sus miembros, así como también la capacidad de generar informes confiables rápidamente, sin tener que validar manualmente datos provenientes de múltiples hojas de cálculo.
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“Tenemos unos 30 cursos sobre los que debo generar reportes cada seis meses. Open Reports Engine me ahorra entre cinco y diez días de trabajo en comparación con nuestro sistema anterior.”
La solución: Migrar a un LMS con herramientas de reportes y análisis altamente configurables
Continence Health Australia utilizaba Learnbook, una plataforma de aprendizaje de eCreators (ahora parte de Open LMS), pero con el tiempo sintieron que sus capacidades de reporte ya no eran suficientes. Aunque estaban satisfechos con el servicio recibido, decidieron migrar a Open LMS WORK para cubrir sus necesidades formativas una vez eCreators se integró oficialmente a Open LMS.
La migración de Learnbook a Open LMS WORK fue gestionada completamente por el equipo de soporte de Open LMS. Continence Health Australia solo necesitó detener su plataforma durante aproximadamente 24 horas, lo que permitió que la transición fuera fluida y sin complicaciones. Los usuarios experimentaron una interrupción mínima, y la organización destacó que la nueva plataforma Open LMS WORK resultó mucho más intuitiva de usar. De hecho, los resultados de las encuestas internas indicaron que la navegación en el nuevo LMS fue calificada generalmente como “Buena”, lo cual representó una mejora significativa en comparación con la calificación de “Pobre” que recibía Learnbook de forma constante.
Además, la nueva plataforma ofrecía una gran flexibilidad y contaba con la herramienta exclusiva Open Reports Engine (ORE), lo que facilitó enormemente la generación de reportes sin tener que trasladar grandes volúmenes de datos a hojas de cálculo externas.
“La función de reportes en nuestro antiguo LMS era prácticamente inexistente. Con Open Reports Engine puedo filtrar por fecha, nombre del curso, inscripciones, finalizaciones y muchas otras categorías. Es un antes y un después.”
Los resultados: Datos confiables y un ahorro significativo de tiempo
Con Open LMS WORK, el equipo de formación y desarrollo de Continence Health Australia puede generar reportes personalizados y detallados directamente desde la plataforma. ORE facilita el seguimiento de la información que la organización necesita tanto para mantener su financiación como para garantizar que sus miembros tengan registros de aprendizaje precisos. Esta herramienta también permite crear visualizaciones rápidas a partir de los datos, haciendo que la información sea más accesible y comprensible para todas las partes interesadas.
Anteriormente, la elaboración de reportes requería reunir información dispersa en diferentes hojas de cálculo. Aunque funcionaba, este método era ineficiente y aumentaba el riesgo de errores humanos. Open Reports Engine resolvió ese problema y brinda a la organización mayor tranquilidad al saber que sus reportes reflejan fielmente las inscripciones a cursos, el progreso de los participantes y otros procesos clave de formación que deben informarse al gobierno australiano.
Gracias a ORE, el equipo de L&D ha logrado reducir en aproximadamente cinco a diez días el tiempo dedicado a generar informes. Esto les permite destinar más recursos a otras iniciativas importantes, sin comprometer la calidad ni la precisión de los datos.
“Confío plenamente en los datos de Open Reports Engine. Sé que lo que descargo es correcto.”
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